POLÍTICA DE PRIVACIDAD DEL CANAL DE DENUNCIAS

1. Introducción

El objetivo de la presente Política de Privacidad del Canal de Denuncias de “ÇIMSA CEMENTOS ESPAÑA S.A.U.” (en adelante, “Çimsa” y el “Canal”), es informar del tratamiento de datos personales que, en su caso, se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las denuncias que se puedan presentar a través de este.

Para la correcta configuración y diseño del Canal, Çimsa da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y el Proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.

Igualmente, el Canal de Denuncias ha sido diseñado de conformidad con el Informe Jurídico 0128/2007 de la Agencia Española de Protección de Datos “Creación de sistemas de denuncias internas en las empresas (mecanismos de “Whistleblowing”), y con el “Informe 1/2006 sobre la aplicación de las normas de protección de Datos de la Unión Europea a los mecanismos internos de “Whistleblowing” en el ámbito de la contabilidad y los controles internos de auditoría, la lucha contra la estafa y los delitos bancarios y financiero.”, del Grupo de Trabajo del Artículo 29 de la Comisión Europea.

2. Responsable del tratamiento de los datos

El responsable del tratamiento de los datos es ÇIMSA CEMENTOS ESPAÑA, S.A.U., con C.I.F. A60885316 y domicilio en Carretera Nacional III Madrid – Valencia, Buñol, 46360, Valencia.

3. Tratamiento de sus datos personales y legitimación

Los datos personales que sean recabados en el Canal de Denuncias serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias que se reciban y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados.

Tanto el denunciante como el denunciado serán informados debidamente, en cada caso, de las personas y órganos concretos a los cuales se van a comunicar sus datos, especialmente en cuanto a la posible no comunicación al denunciado de la identidad del denunciante.

El tratamiento de datos en el marco del Canal de Denuncias se llevará a cabo para el cumplimiento de una misión realizada en interés público, como es la gestión de un Canal de Denuncias interno que tiene como objetivo la prevención y descubrimiento de posibles conductas que contravengan tanto la normativa legal vigente como la normativa interna de Çimsa; entre ellas, de manera especial, de aquellas tipificadas como delito que, por las circunstancias en que se produzcan, puedan conllevar la responsabilidad penal de Çimsa. Todo ello conforme al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y al Proyecto de Ley Orgánica sobre Protección de Datos.

4. Tiempo de conservación de sus datos

Los datos personales tratados con esta finalidad se conservarán en el Canal de Denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del Canal Ético. Si se decidiera iniciar una investigación, los datos personales se conservarán fuera del canal de denuncias durante el tiempo que dure la investigación de los hechos. En caso de que de la investigación se desprenda la adopción de determinadas medidas contra las personas investigadas, los datos se conservarán en tanto persistan las acciones legales que procedan.

Una vez finalice el plazo de conservación correspondiente, los datos serán debidamente bloqueados y conservados con objeto de probar el cumplimiento de la normativa en lo referente a la disposición de un modelo de ética y compliance conforme a los requisitos del art. 31 bis del Código Penal.

5. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

En caso de que sea necesario o así se exija, los datos podrán ser comunicados a aquellos terceros a los que esté legalmente obligado a facilitarlos, tales como Organismos Públicos, Jueces y Tribunales.

También podrán acceder a dichos datos terceros profesionales a los que Çimsa pueda recurrir para llevar a cabo todas o parte de las labores de instrucción e investigación de las denuncias que se presenten, profesionales que actuarán en todo momento sujetos a un deber de secreto, reserva y confidencialidad.

6. Ejercicio de derechos

Las personas a las que se refieran los datos personales incluidos en una denuncia tendrán los derechos que se indican a continuación, que, en su caso, podrán ejercitar en los términos y con el alcance que reconozca en cada momento la legislación vigente:

1. Tendrá derecho a obtener confirmación sobre si en Çimsa se están tratando sus datos personales o no –en el marco de la gestión del Canal de Denuncias-, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos, o en su caso, solicitar su supresión, cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para la gestión del Canal de Denuncias.
2. El derecho de acceso a sus datos personales, excluyéndose del mismo, respecto del denunciado, la identidad de la persona que haya formulado la denuncia contra él.
3. Para revocar los consentimientos otorgados, así como para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, limitación, portabilidad y derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas, podrá dirigirse mediante petición escrita al siguiente domicilio postal: Carretera Nacional III Madrid – Valencia, Buñol, 46360, Valencia o mediante correo electrónico a la dirección denuncias@cimsacementos.es. La petición deberá incluir: nombre y apellidos del interesado; copia de su Documento Nacional de Identidad, pasaporte u otro documento identificativo válido del interesado y, en su caso, de su representante, así como título acreditativo de la representación; domicilio a efectos de notificaciones y especificación del objeto de la petición.
4. También podrá reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (como tal Autoridad de Control competente en materia de Protección de datos), especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, mediante escrito dirigido a Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid o a través de la web https://www.aepd.es

7. Principio de proporcionalidad y minimización de datos

Los datos personales recabados en el marco del Canal de Denuncias:

• Se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados;
• Serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia;
• No se utilizarán para fines incompatibles;
• Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

8. Limitación al acceso de los datos

El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a los órganos internos y, excepcionalmente, externos, que tengan legal o contractualmente encomendada la labor de desarrollar las funciones de control interno y de cumplimiento.

9. Medidas de seguridad y confidencialidad

Çimsa se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.

A estos efectos, Çimsa ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurará de que los datos relativos a la identidad del denunciante no sean divulgados al denunciado durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.